Tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

Docendo Oy

Piippukatu 7 A 7, 40100 JYVÄSKYLÄ

Puhelin 044 7270 250
Y-tunnus 2321889-7

 

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Docendon verkkokauppaa ylläpitää jyväskyläläinen Streamlog Oy / Marko Filenius

verkkokaupat@streamlog.fi

 

3 Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavana Docendo Oy:ssä toimii Juha Janhonen
(sähköposti: etunimi.sukunimi@docendo.fi)

 

4 Rekisterin nimi

 Asiakas- ja markkinointirekisteri (verkkokauppa)

 

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

 Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Rekisteriin kerätään tietoja yhteistyökumppaneilta ja asiakkaiden sekä sidosryhmien suostumuksella. Suostumukset on kerätty asiakkailta ja sidosryhmiltä erillisellä lomakkeella, jossa on heidän totuudenmukainen ja aitoon suostumukseen perustuva suostumuksen anto. Tietoja kerätään asiakassuhdetta varten.

 Asiakasta on tiedotettu tietojen käytöstä ja asiakkaalle on tehty selväksi, että hän voi koska tahansa peruuttaa tämän suostumuksen, jolloin tietojen käyttö lopetetaan välittömästi. Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.

 Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

- asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen

- tilausten, peruutusten, palautusten sekä reklamaatioiden hoitaminen ja rekisteröinti

- laskutus, maksujen valvonta ja perintä

- asiakaskilpailujen järjestäminen

- osoitteenmuutosten kirjaaminen

- Docendo Oy:n ja sen sisältö-/yhteistyökumppaneiden sekä sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden tavaroiden ja palvelujen tuotetiedotus

- asiakkaiden osto- ja maksukäyttäytymisen seuranta ja analysointi

- suoramarkkinointikieltojen toteuttaminen

- markkinointiviestintä, myös suoramarkkinointi

 

6 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri pitää sisällään Docendo Oy:n asiakkaiden tietoja, joita ovat:

- asiakastiedot: nimi, asiakasnumero, yhteystiedot yhteydenottoa varten, arvo tai ammatti, sukupuoli, asiakkaan ilmoittamat kiinnostusalueet, suoramarkkinoinnin kieltokoodit

- tilaustiedot: tuote- ja tilaustiedot, tarjoustiedot, hintatiedot, laskutustiedot, toimitustiedot, maksun suoritus-, maksutapa- ja velkatiedot, perintätiedot, peruutustiedot, tarjonnan kielto- ja rajoituskoodit, verkkopalvelussa tarvittavat tiedot

- rekisterinpitäjän ja muiden yritysten välisten yhteistyösopimusten kulloinkin edellyttämät tiedot

- muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot

 

 

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

 Docendo Oy on tehnyt päätöksen olla luovuttamatta hallussa olevia tietoja kolmansille osapuolille tai automaattisesti muille Docendo Oy:n kumppaneille. Docendo Oy luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää Docendo Oy:tä toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Docendo Oy:tä luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon Docendo Oy:n hallussa olevasta tietokannasta.

 

8 Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

 Docendo Oy on tehnyt päätöksen olla siirtämättä Docendo Oy:n hallussa olevia tietoja automaattisesti kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle. Docendo Oy luovuttaa yksittäistapauksessa tiedot kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle, jos asiakas tai sidosryhmä on tähän tarkoitukseen antanut Docendo Oy:lle mandaatin toimia edellä mainitulla tavalla, ja Docendo Oy on yhdessä tietosuojavastaavan sekä Suomen tietosuojaviranomaisen kanssa suorittanut riskiperusteiden ja laatujärjestelmän arvioinnin kolmannen maan tietoturvatason todellisesta tasosta.

 

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

 Docendo Oy suojaa tässä tietosuojaselosteessa mainitun henkilörekisterin perustuen riskiarvioinnissa saatuun tulokseen vaaditusta turvallisuustasosta. Tietosuojavastaava osallistuu riskien arviointiprosessiin ja antaa puolueettoman lausunnon lopullisesta päätöksestä tietojen suojaamisen osalta, jota Docendo Oy noudattaa. Docendo Oy ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset vaatimukset. Rekisteri säilytetään IT-pohjaisessa järjestelmässä, joka on suojattu ulkoapäin palomuuri- ja salasanasuojauksin. Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisterin käyttöoikeuksia myöntää ja valvoo rekisteriasioita hoitava henkilö.

 

10 Tarkastusoikeus

 Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuraavaan osoitteeseen: Docendo Oy, Piippukatu 7 A 7, 40100 JYVÄSKYLÄ.

 

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.

 

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

 

13 Tietojen poistaminen ja säilytysaika

 Docendo Oy poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii Docendo Oy:tä poistamaan häntä koskevat tiedot. Tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Docendo Oy:tä säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.

 

14 Tietosuojaselosteen hyväksyntä

 

Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 20.5.2018.